《檔號(hào)編制規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)解讀與會(huì)博通自動(dòng)歸檔功能應(yīng)用指南

一、《檔號(hào)編制規(guī)則》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)概述

國(guó)家檔案局于2022年6月發(fā)布了最新的《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13—2022），該標(biāo)準(zhǔn)適用于各類檔案館（室）對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)、管理和利用，是規(guī)范檔號(hào)編制工作的重要依據(jù)。檔號(hào)作為檔案的唯一標(biāo)識(shí)，其結(jié)構(gòu)的科學(xué)性、規(guī)范性和一致性，直接關(guān)系到檔案管理的效率與質(zhì)量。

檔號(hào)的基本構(gòu)成

根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13—2022），檔號(hào)通常由以下四個(gè)部分構(gòu)成：

1.全宗號(hào)：標(biāo)識(shí)檔案所屬全宗的代碼；

2.類別號(hào)：包括檔案門類、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等；

3.案卷號(hào)：案卷的順序編號(hào)；

4.件號(hào)：案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。

檔號(hào)中各部分之間應(yīng)以“-”連接，同級(jí)代碼之間可用“·”間隔。例如：

Z109-WS·2021·B01-001-0001

編制原則

1.唯一性：一個(gè)檔號(hào)只能對(duì)應(yīng)一個(gè)檔案對(duì)象；

2.穩(wěn)定性：檔號(hào)一旦確定，不應(yīng)隨意變更；

3.擴(kuò)展性：檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)預(yù)留擴(kuò)展空間；

4.機(jī)器可讀性：便于信息系統(tǒng)識(shí)別與處理。

二、會(huì)博通自動(dòng)歸檔功能與檔號(hào)規(guī)則的應(yīng)用

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)全面支持《檔號(hào)編制規(guī)則》，并通過(guò)“自動(dòng)歸檔”功能，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化、標(biāo)準(zhǔn)化整理。

檔號(hào)規(guī)則設(shè)置

在會(huì)博通中，用戶可在“檔號(hào)規(guī)則”模塊中預(yù)定義檔號(hào)結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)支持靈活配置：

1.全宗號(hào)、類別號(hào)、年度、保管期限、案卷號(hào)、件號(hào)等元素的組合；

2.支持自定義連接符與間隔符；

3.支持按機(jī)構(gòu)、檔案門類設(shè)置多套檔號(hào)策略。

自動(dòng)歸檔流程

會(huì)博通支持基于預(yù)定義檔號(hào)規(guī)則的批量自動(dòng)歸檔：

1.設(shè)定歸檔源：指定待歸檔文件所在的節(jié)點(diǎn)（如年度、部門、項(xiàng)目）；

2.選擇目標(biāo)路徑：指定檔案存放的文件夾；

3.執(zhí)行自動(dòng)歸檔：系統(tǒng)根據(jù)檔號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成檔號(hào)，并將文件歸入相應(yīng)案卷。

優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)

1.智能匹配：系統(tǒng)自動(dòng)提取文件屬性（如責(zé)任者、年度、保管期限）并匹配檔號(hào)規(guī)則；

2.批量處理：支持成千上萬(wàn)份文件同時(shí)歸檔，極大提升效率；

3.規(guī)則校驗(yàn)：自動(dòng)檢測(cè)檔號(hào)是否重復(fù)、格式是否符合規(guī)范；

4.電子與實(shí)體統(tǒng)一：支持紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理，檔號(hào)一一對(duì)應(yīng)。

三、實(shí)踐建議

1.前期規(guī)劃：在系統(tǒng)部署初期，應(yīng)根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》和本單位實(shí)際，合理設(shè)計(jì)檔號(hào)結(jié)構(gòu)；

2.權(quán)限控制：檔號(hào)規(guī)則設(shè)置與修改權(quán)限應(yīng)集中管理，確保規(guī)范統(tǒng)一；

3.培訓(xùn)與演練：組織檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，熟練掌握自動(dòng)歸檔功能；

4.定期審計(jì)：定期檢查檔號(hào)使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問(wèn)題。

四、總結(jié)

《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13—2022）的實(shí)施，為檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供了重要依據(jù)。

會(huì)博通通過(guò)其強(qiáng)大的“自動(dòng)歸檔”功能，不僅實(shí)現(xiàn)了檔號(hào)編制的自動(dòng)化、智能化，更推動(dòng)了檔案管理從傳統(tǒng)手工操作向數(shù)字化、流程化轉(zhuǎn)型，助力各類機(jī)構(gòu)提升檔案管理效能與服務(wù)水平。

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